Gestão Comercial

wGES-Sistema de Gestão Comercial, constitui-se como a pedra angular do ERP Wintouch, dando suporte a toda a área logística da empresa de uma forma intuitiva e rápida, oferecendo ao mesmo tempo, todos os mecanismos de configuração e parametrização de forma a adaptar a aplicação aos mais variados tipos de empresas.

  • Facturação
  • Gestão de Fornecedores e Aprovisionamento
  • Contas Correntes
  • Cobranças e Tesouraria
  • Stocks e Inventários
  • Gestão de Produção
  • Gestão de Vendedores e Comissionistas
  • Avenças

 

wGES Sistema de Gestão Comercial é a ferramenta base na gestão da sua empresa. Integrado no ERP, assegura todas as operações correntes do dia a dia da empresa, fornecendo ao gestor todas as ferramentas necessárias à tomada de decisões no seu dia a dia.

Certificada pela DGCI ao abrigo da portaria 363/2010, esta aplicação cumpre todos os requisitos fiscais actualmente em vigor nos mercados onde é comercializado.

Partilhando o mesmo interface de utilização com os restantes módulos, tornando assim a experiência do utilizados simples e eficaz, a aplicação tem como característica principal a sua elevada flexibilidade na adaptação à mais pequena variante existe nas empresas.

Em destaque:

  • Características gerais do produto
  • Clientes e facturação
  • Controlo de crédito
  • Fornecedores e aprovisionamento
  • Avenças
  • Stocks, inventários e produção
  • Contas correntes e Tesouraria
  • Gestão de Vendedores e Comissionistas
  • Gestão de lotes.
  • Gestão de números de série.
  • Gestão de dimensões (cores e tamanhos)
  • Parâmetros sectoriais (revistas, têxtil, ourivesarias/relojoarias, vidreiras, decoração)
  • Explorações e listagens

 

Características gerais

wGES tem um conjunto de características disponíveis de forma transversal em todos os seus módulos.

  • Documentos Multi-séries. Possibilidade de definir número ilimitado de séries.
  • Multi-moeda. Todos os introdutores podem ter a movimentação em várias moedas, podendo comutar facilmente entre a moeda do documento e a moeda base de trabalho com um simples click na opção respectiva da barra de botões.
  • Navegador entre documentos. Os principais introdutores de documentos permitem uma navegação fácil entre documentos permitindo uma fácil localização do documento pretendido. O “Navegador”, mostra sempre em cada ecrã os últimos documentos emitidos/introduzidos para a entidade actualmente seleccionada.
  • Possibilidade de configurar as grelhas e os campos de cabeçalho nos ecrãs de introdução de documentos. Definições efectuadas de forma global, por perfil de utilizador, ou por utilizador.
    • Nas grelhas, pode alterar a largura das colunas (configuração armazenada por utilizador), assim como seleccionar a ordem e a visibilidade de cada coluna. Pode ainda seleccionar se uma determinada coluna permite a edição a um utilizador (coluna Desconto, por exemplo, poderia estar bloqueada para uma determinada categoria de utilizadores, não permitindo a sua modificação).
    • Possibilidade de definir fórmulas para cálculo automático de um campo com base noutros (normalmente, nos campos de utilizador)
    • Nos campos de cabeçalho, pode trocar a ordem dos campos, e seleccionar se cada campo está livre para edição.
    • Pode ainda seleccionar de que forma e qual a ordem pela qual os campos de utilizador serão apresentados no ecrã.
  • Pin de valores. Esta opção permite, nos principais introdutores de documentos, manter o valor introduzido entre o lançamento documentos consecutivos. Por exemplo, se pretender lançar vários documentos para a mesma entidade, o campo com o código desta não será limpo após a gravação do documento.
  • Lançamento on-line dos documentos na Contabilidade. Todos os documentos podem ser lançados on-line na Contabilidade ou por descarga. Consulta do documento contabilístico associado directamente no introdutor do documento original.
  • Conversão automática de documentos em lote ou manual em cada ecrã. O utilizador pode seleccionar a integração de um documento noutro (uma Guia de Remessa numa factura por exemplo), directamente no ecrã de facturação ou fazê-lo em lote na opção de Conversão de Documentos.
  • Artigos compostos, artigos KIT, artigos agregados. Fichas técnicas.
  • Importação de linhas de documentos. Pode ainda importar linhas de outros documentos, criando uma cópia dessas linhas, mas sem vínculo entre os documentos intervenientes. Pode ainda importar linhas de documentos de outras empresas/bases de dados.
  • Geração manual ou automática de códigos de barras. Possibilidade de definir regras de geração segundo vários critérios.
  • Utilização dos standards de códigos de barras mais comuns (EAN, Code 39, Code 128, etc…)
  • Impressão em impressoras jacto de tinta/laser ou em impressoras de 40 colunas (impressora de talões).
  • Impressão em lote de documentos. Permite, através dos critérios indicados reimprimir um conjunto de documentos.
  • Geo-localização. Após selecção da entidade, possibilidade de visualizar usando Microsoft Bing Maps localização da entidade (satélite ou mapa rodoviário). Possibilidade de calcular automaticamente trajecto até à morada da entidade e tempo estimado.
  • Gestão de artigos em 2ª mão.
  • Aquisição automática de imagens a partir de webcams.
  • Completa ligação a periféricos nos principais introdutores documentais:
    • Impressoras de talões para impressão em 40 colunas.
    • Balanças para recolha de peso automáticamente no momento da facturação.
    • Leitores portáteis, permitindo a leitura prévia dos artigos a vender com descarga posterior para o documento de facturação.
    • Impressoras de etiquetas (Zebra, Eltron,…)
  • Centro de mensagens, permitindo a troca de mensagens entre utilizadores da aplicação
  • Ligação a wDOCS. Todos os módulos de introdução de documentos permitem a aquisição do documento em formato digital, ficando armazenado na base de dados. Acesso directo a todas as funcionalidades do wDOCS.
  • Ligação a wSMS, permitindo a gestão da sua base de dados de clientes e envio de mensagens automáticas em eventos importantes (aniversários, início de saldos,etc…)
  • Ligação EDI
  • Exportação SEPA / PS2
  • Paineis de Gestão, com análise comparativa entre vários anos permitindo obter a imagem da situação real da empresa nas suas diversas componentes.
  • Alertas vários (tesouraria, ruptura de stocks,…)
  • Gestão fiscal completa:
    • IEC
    • ECO REEE
    • Eco Valor
    • Retenção na fonte
    • Mapa Intrastat
    • Listagens de IVA
    • SAF-T
    • Listagens de recapitulativos.

 

Certificação

wGES está certificado pela DGCI cumprindo todos os requisitos definidos pela portaria 363/2010. De forma a flexibilizar as tarefas dos operadores que se viram constrangidas por algumas regras impostas pela portaria, o produto incorpora alguns mecanismos auxiliares nomeadamente:

  • Assistentes que permite ao utilizador efectuar o estorno automática de documentos certificados, sempre que haja necessidade de proceder a alterações.
  • Registo automática do operador responsável pela última edição.
  • Possibilidade de anular de forma lógica documentos com indicação do motivo para justificação na emissão do SAFT.
  • Possibilidade de suspender documentos, mantendo-os em modo de preparação (sem criação da chave) o que permite ao operador modificar o documento sem colocar em causa das regras da certificação. Esse documento poderá ser, em qualquer momento, transformado em documento definitivo.

 

Clientes e facturação

O módulo de Clientes e Facturação (Vendas) assegura a componente de emissão dos documentos de venda nas suas mais diversas vertentes (Orçamentos, Encomendas de Cliente, Facturas, Guias, etc…) e está devidamente articulado com os diferentes parâmetros sectoriais que integram a aplicação (Dimensões/Cores e Tamanhos, Números de Série, Gestão de Lotes e validades, Ourivesarias Grossista e Retalhista, Tratamento de medidas e fórmulas).

  • Gestão de retenção na fonte configurável por entidade.
  • Várias linhas de preço por artigo (sem limite) configuráveis por diversos critérios (sector, entidade, escalões de desconto e preços pré-definidos)
  • Introdução de descontos compostos (cabeçalho e  linha). Ex: 10%+5%
  • Possibilidade de definição de artigos relacionados/substitutos.
  • Possibilidade de suspender documentos (colocação em modo de preparação, não assinando os documentos e permitindo a sua edição até ser fechado como definitivo).
  • Definição de dados de transporte (veículo, condutor, modo de expedição, rota)
  • Definição de moradas alternativas da entidade
  • Grelhas de introdução completamente configuráveis:
    • Mostrar/ocultar colunas
    • Alterar ordem das colunas
    • Mostra/ocultar campos de utilizador.
    • Possibilidade de definir fórmulas de cálculo automático nas colunas correspondentes aos campos de utilizador (permite definir, por exemplo, uma coluna C que resulta da coluna A e B)
  • Possibilidade de visualizar on-line o estado actual de controlo de crédito da entidade e visualização de um painel de bordo, com gráficos, com a informação actual da entidade (últimas vendas, total facturado, etc…).
  • Consulta on-line da informação mais relevante do produto (últimas compras/vendas, últimos preços,…)
  • Possibilidade de lançar artigos pelo código interno ou pelo código da entidade.
  • Área de totais onde são apresentados todos os valores relevantes do documentos (totais brutos, descontos, IVA, retenção na Fonte,…)
  • Integração on-line na Contabilidade com possibilidade de consultar o documento contabilístico com um simples click
  • Sistema de auditoria que permite saber que efectuou a última alteração ao documento (integrado com sistema global de acessos o qual fornece TODAS as operações dos utilizadores efectuadas neste módulo).
  • Navegador. Opção que permite ao operador ter uma acesso rápido aos últimos documentos emitidos.
  • Navegação rápida entre documentos (primeiro, anterior, seguinte, último).
  • Possibilidade de bloquear automaticamente um documento depois de impresso.

Controlo de crédito

  • Controlo de crédito pode ser definido de forma global como política da empresa, podendo depois ser fixada de forma independente para cada entidade em termos de condições e de valor.
  • Três tipos de controlo: livre (não controla), com aviso (emite aviso mas permite a gravação do documento) e bloqueio.
  • Possibilidade de definir valores globais de crédito com possível inclusão de vendas, encomendas, pré-datados e letras.
  • Possibilidade de definir valores máximos individuais para letras e pré-datados.
  • Controlo de documentos vencidos. Permite controlar se entidade ultrapassou condições pré-fixadas para documentos já vendidos, quer em valor quer em número de dias.
  • Possibilidade de consultar esta informação directamente nos ecrãs de lançamento de movimentos.
  • Emissão de Avisos de Vencimento:
    • Possibilidade de ter até 4 tipos de avisos, de acordo com a antiguidade do pendente.
    • Possibilidade da sua impressão ou envio por e.mail
    • Valor mínimo a partir do qual o Aviso é gerado
  • Controlo do valor nos lançamentos com possibilidade (caso o utilizador tenha permissões para tal) de modificar o valor para permitir a gravação. Possibilidade de enviar email directamente na opção para alertar entidade sobre quebra dos limites do crédito.
  • Possibilidade de excluir entidades dos avisos de crédito.
  • Emissão de Avisos de Vencimento:
    • Possibilidade de ter até 4 tipos de avisos, de acordo com a antiguidade do pendente.
    • Possibilidade da sua impressão ou envio por e.mail
    • Valor mínimo a partir do qual o Aviso é gerado

 

Fornecedores e aprovisionamento

  • Sugestão de encomendas
    • Vários critérios de cálculo (Stock mínimo, Stock máximo, Previsional, Encomendas de Clientes/Planeamentos, etc…).
    • Sugestão automática de fornecedor de acordo com critério seleccionado (Fornecedor principal, melhor preço, prazo de entrega)
    • Critérios múltiplos de filtragem para seleccionar quais os artigos para os quais será feito o cálculo.
    • Possibilidade de seleccionar artigos com fichas técnicas (selecção pelo composto ou pelos componentes).
  • Tratamento de encargos nas compras.
    • Possibilidade de lançar os encargos directamente no documento ou aplicar encargos à posteri a documentos já lançados.
    • Distribuição ponderada e automática dos encargos pelas linhas dos documentos segundo vários critérios (valor bruto, valor líquido, peso, volume, etc…).
  • Aumento automático de preços de venda no acto da compra segundo políticas previamente estabelecidas
  • Geração e Impressão automática das etiquetas dos produtos aquando da entrada da mercadoria.

 

Stocks, inventários e produção.

  • Vários métodos de valorização (Preço de Custo Último, Preço Médio Ponderado, Preço Padrão)
  • Custeio ao Artigo
    • Custeio ao Lote
    • Custeio á dimensão (Tamanho / Cor)
    • Custeio ao Nº Série
  • Inventário total ou parcial, permitindo:
    • Acerto de stock
    • Acerto de custo
  • Inventários teóricos com possibilidade de filtrar artigos segundo vários critérios.
  • Planeamentos, Produção e Transformação.
  • Ligação directa a equipamentos de recolha de inventário
  • Definição de Stock Mínimo e Máximo
  • Gestão de reserva (Reservar determinada quantidade de um produto para satisfazer determinada encomenda de cliente)

 

Avenças

  • Versatilidade no que respeita à configuração do tipo de avença
  • Definição de um tipo de avença que pode depois ser aplicado a vários clientes
  • Possibilidade de incluir na avença um serviço extra efectuado
  • Possibilidade de usar o conceito de avenças para criar Encomendas Programadas.
  • Visualização automática das avenças não processadas nos ecrãs de alertas, podendo efectuar o processamento de imediato.
  • Gestão de Avenças, com a possibilidade de definir:
    • Vários tipos de Avença
    • Periodicidade e data de validade
    • Prazo de pagamento
    • Desconto
    • Documento a gerar

Contas correntes e Tesouraria.

  • Possibilidade de lançar novos pendentes.
  • Possibilidade de lançar adiantamentos com e sem regularização do IVA.
  • Regularização automática do IVA aquando do lançamento de uma factura/vd da entidade.
  • Possibilidade de consultar em cada documento de venda os documentos de regularização associados e ver nos documentos de adiantamentos que documentos de venda o regularizaram.
  • Definição das regras de vencimento por entidade (prazo de pagamento e condições).
  • Possibilidade de definir, por entidade, dias fixos de pagamento e não-pagamento (“entidade X paga sempre no dia Y de cada mês, mas no mês de Agosto está encerrada para férias, logo nesse mês não paga“) permitindo sugerir para cada entidade a data de vencimento correcta de acordo com as regras pré-definidas.
  • Gestão multi-conta e multi-estados.
    • Possibilidade de criar e definir quais os estados e as contas pelas quais os pendentes passam durante o seu ciclo de vida.
    • Movimentação dos pendentes entre contas e/ou estados através de documentos de transferência.
    • Possibilidade de definir quais os estados incluídos nas listagens de movimentos vencidos e quais os estados a incluir no controlo de crédito.
  • Liquidação do pendente numa moeda distinta da moeda do pendente.
  • Possibilidade de gerar, no momento da facturação, um plano de pagamentos pré-definido (“pagamento em 4 cheques pré-datados com intervalo de 30 dias entre eles“). Pagamento em prestações.
  • Liquidação do pendente com vários meios de pagamento.
  • Possível liquidar com vários cheques/meios de pagamento com datas distintas.
  • Pagamento em lote a fornecedores com possibilidade de imprimir automaticamente os cheques (impressão agrupada por pendente ou por fornecedor)
  • Gestão de Tesouraria
    • Controlo de caixa, depósitos à ordem, contas a prazo, efeitos bancários.
    • Controlo de pré-datados (cheques/outros)
    • Controlo do ciclo de vida de efeitos bancários (letras):
      • desconto, liquidações, reformas. Cálculo automático dos encargos associados às operações com geração automática dos documentos (notas de débito).
      • Calculadoras de operações sobre letras.
    • Gestão orçamental por rúbricas de tesouraria. Mapas comparativos e de desvios.
    • Folhas de caixa.
    • Gestão e impressão de talões de depósito.
    • Reconciliações bancárias
    • Possibilidade de definir movimentos periódicos com inclusão nos alertas da aplicação e possibilidade de lançamento automático do movimento correspondente.
    • Impressão de cheques e letras.

 

Gestão de vendedores e comissionistas.

  • Definição de regras de atribuição de comissões segundo vários critérios (artigo, família, marca, grupo, países, zonas, etc…)
  • Cálculo on-line da comissão ou em diferido, com processamento individual.
  • Atribuição da comissão na venda, no pagamento ou na entrada dos valores no banco (depósito com boa cobrança). Possibilidade de combinação percentual (“Comissão de 50% na venda, 40% no pagamento e 10% na entrada no banco“)
  • Definição de múltiplas regras e atribuição de uma regra distinta a cada funcionário/vendedor.
  • Gestão de comissões de supervisores (comissões piramidais)
  • Cálculo da comissão ao documento ou à linha.
  • Gestão da Conta-Corrente do vendedor, com possibilidade de lançamento dos valores no recibo (wPESSOAL).

 

Gestão de lotes.

  • Gestão de lotes segundo vários critérios (FIFO, LIFO)
  • Gestão de validades.
  • Possibilidade de gerar o código do lote de forma automática segundo regras pré-definidas.
  • Sugestão automática de lotes alternativos no momento no caso de ruptura de stocks.
  • Emissão de alertas automáticos aquando da aproximação da caducidade do lote.
  • Custeio ao Artigo ou ao Artigo / Lote
  • Produção de Lotes
  • Inventário ao Lote
  • Rastreabilidade
    • Lotes Produzidos com base em determinado Lote comprado
    • Vendas efectuadas de um determinado Lote
    • Vendas / Clientes com base em determinado Lote comprado
    • Vendas / Clientes com base em determinado Lote produzido
  • Explorações diversas ao Artigo ou Artigo / Lote

 

Gestão de números de série

  • Associação de até 3 números de série por artigo.
  • Entrada utilizando ecrã próprio de modo a facilitar a introdução dos diferentes nºs de série do artigo
  • Saída utilizando ecrã próprio de modo a facilitar a selecção do nº de série do artigo
  • Possibilidade de utilizar de leitores de códigos de barras/magnéticos/RFID
  • Produção de artigos Nº Série
  • Inventário ao nº Série
  • Explorações diversas ao Artigo ou Artigo / Nº Série

 

Gestão de dimensões (cores e tamanhos)

  • Possibilidade de definir grelhas de dimensões (ex: Grelha tamanho Inglês)
  • Possibilidade de associar a cada artigo até 3 grelhas de dimensões
  • Definição de regras para impressão de etiquetas
  • Movimentação através de grelhas próprias, onde constam as diferentes dimensões do artigo
  • Impressão de documento de venda utilizando Grelhas de dimensões
  • Custeio ao artigo ou ao Artigo / Dimensão
  • Existência de stock ao Artigo e Artigo / Dimensão
  • Preços de venda diferentes por dimensão
  • Definição de composição do produto (ex: 90% Algodão)
  • Gestão de colecções
  • Gestão de saldos por estação
  • Gestão de Monos
  • Inventário á dimensão
  • Explorações diversas ao Artigo ou Artigo / Dimensão
  • Packing-List

 

Parâmetros sectoriais

wGESincorpora um conjunto de especificidades que permitem responder a sectores de actividade onde normalmente não é fácil encontra respostas satisfatórias em softwares standards.

Embora muitas dessas especificidades estejam disponíveis na aplicação de base e de forma transversal, a sua utilidade far-se-á sentir de forma evidente em algumas áreas de negócio.

Seguem-se alguns exemplos:

  • Livrarias/Papelarias/Quiosques. Estão incluídos todos os mecanismos para uma gestão eficaz das edições de revistas:
    • Tabelas próprias de: Autores, Temas, Colecção, Distribuidores, Editores, Transportdaores
    • Possibilidade do preço diferir de acordo com a edição (ex: jornal ao fim-de-semana)
    • Gestão dos Livros Escolares (Estabelecimentos de ensino, Disciplinas, Ano escolar)
    • Gestão de Devoluções (Livros / Revistas / Jornais)
    • Gestão de Ofertas incluídas em revistas / jornais
    • Gestão de assinaturas / reservas de revistas
    • Mapas próprios sobre Clientes / Assinaturas de revistas e vice-versa
    • Gestão de códigos de barras compostos (código+edição)
  • Ourivesarias/relojoarias
    • Tabelas próprias de: Matérias-primas, Cor de Metal, Toques, Aditivos e Garantias
    • Calculo do custo do artigo segundo a fórmula: Cotação * Peso + Feitio + Aditivo
    • Movimentação de Compras, Vendas, Stocks com introdução da informação sobre Cotação, Peso e Feitio
    • Valor das existências de acordo com a cotação
    • Inventário valorizado de acordo com a cotação
    • Alteração dos PVP do artigo de acordo com última cotação da matéria-prima
    • Impressão de etiquetas de códigos de barras próprios
    • Possibilidade de ligação a uma balança digital de precisão de modo a efectuar automaticamente a leitura do peso das peças, quer na sua entrada, quer na venda.
    • Possibilidade de emitir Certificados de Garantia
    • Gestão de produtos em 2º mão (tratamento do Iva)
    • Gestão de Reparações / Folhas de Obra
    • Análises diversas por Matérias-primas
    • Gestão de nº de série
    • Gestão de ecovalor (pilhas)
  • Vidreiras
    • Opções específicas para empresas que se têm como actividade a produção/corte de vidro.
    • Possibilidade de definir preço de acordo com fórmulas comprimento x largura x espessura
  • Têxtil
    • Tabelas próprias de: Dimensões (Cores, Tamanhos e Modelos), Composições, Estações, Colecções
    • Geração automática de conjuntos de cores, tamanhos e/ou modelos;
    • Possibilidade de definir preços por tamanho / cor / modelo
    • Definição de regras para geração automática de códigos de barras com a respectiva cor, tamanho e modelo;
    • Impressão de etiquetas com cor, tamanho e modelo para serem anexadas à mercadoria;
    • Preços diferentes por cor, tamanho e modelo, ou escalão de tamanho
    • Possibilidade de impressão de documentos de venda em formato grelha
    • Gestão de arranjos
    • Existência em stock por cor, tamanho e modelo
    • Análises tridimensionais
  • Decoração
    • Gestão de listas de casamento

 

Explorações e listagens

  • Conjunto completo de listagens e mapas, podendo ser exportadas para diversos formatos (Excel, Word, PDF,…), enviados por email.
  • Possibilidade de criação e memorização de cenários de filtragem para os cálculos, com acesso imediato em todos os ecrãs.
  • Listagens em formato de grelha com vasto conjunto de operações de contexto (calculadoras, exportações, filtragens,…)
  • Possibilidade de criar mapas alternativos que podem ser adicionados e usados a pedido do utilizador.
  • Gestão de acessos completa a todas as operações, como definição granular dos acessos.
  • Links contextuais aos documentos. Numa listagem, ao visualizar informação sobre um documento, com um duplo-click acede directamente ao editor desse documento para o visualizar em detalhe.

 

Rastreabilidade

  • A aplicação incorpora mecanismos de rastreabilidade a nível de artigos e de documentos.
  • No caso dos artigos poderá saber em formato grelha ou formato gráfico, quais os documentos nos quais o artigo incluído.
  • Opção especialmente necessário quando se utilizam artigos com nºs de série ou artigos do tipo lote.